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公文处理

常用文种拟制的基本要领

发布日期:2015-03-24

  一、报告

  (一)适用范围

  报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。可以分为三种情况:工作报告、情况报告、答复报告。

  1.工作报告

  适用于本部门、 本单位工作进行到一定阶段时,向上级机关汇报工作状况、进展情况、主要成绩、经验教训、存在问题和下一步打算,以达到下情上知,及时得到上级机关指导和支持的目的。如年度总结、阶段性工作进展等。

  2.情况报告

  适用于本部门、本单位发生的,或与本部门、本单位有关的新情况、新问题,需及时向上级机关反映,以便上级机关及时了解情况、做好准备。

  3.答复报告

  适用于下级机关对上级机关询问事项进行答复,包括上级机关文件明确要求报告执行落实情况,上级领导批示要求办理并报告情况等。

  (二)写作要领

  1.工作报告

  引言:简单说明报告事项、时间范围和主旨内容。

  正文:基本情况;主要做法和特点;存在问题;拟采取的措施。

  2.情况报告

  重点是报告发生的新情况、出现的新问题并进行分析。应把事情的来由、性质和本单位的认识写清楚,以便上级领导及时掌握有关情况和信息。

  引言:说明报告的事项及影响,已采取的基本措施和效果。

  正文:说明基本情况;分析形势和原因;详细介绍采取的对策及可能带来的问题;针对性的工作措施。

  3.答复报告

  应遵循“问什么、答什么”的原则,对应解答上级询问的问题。除确有必要,一般不涉及询问事项以外的情况。

  引言:简单说明报告的由来、本机关态度和意见。

  正文:分类阐明询问事项情况与问题;分类回答解决方案与相关依据;如涉及其他问题可略作说明。

  (三)注意事项

  一是避免假,要实事求是;二是防止大,要突出重点;三是克服空,要言之有物;四是不能乱,要条理分明;五是切忌杂,勿夹带请示。

  二、请示

  (一)适用范围

  请示适用于下级机关向上级机关请求指示、批准。

  (二)写作要领

  1.体例要规范 ——文号 ——签发人 ——请示事项 ——妥否,请批示。 ——主办单位盖章 ——联系人——尾条

  2.篇幅要精短 请示以千字为佳,力求短小精悍,主旨突出,篇幅冗长必将影响行文效力。如每页 22 行, 每行 28 个字计算, 即每页 616 字,不超过 3 页为佳。

  请示事项要明确,一文一事。凡与主旨无关或关系不大的,坚决删除。关键要把握想说什么、能说什么,掌握好依据,归纳好要点,整理好思路。

  3.结构要合理

  讲究布局。从逻辑上,请示内容分两部分:第一部分是请示缘由,即为什么要请示。第二部分是请示事项,即请示什么问题。在篇幅较长的情况下, 一般采取“两头相对较小, 中间大” 的格局,突出主体部分,即“篇首提纲挈领,结尾简洁有力,中间适当详述。

  有所侧重。不同类型的请示,侧重点不同。请示批准性 的请示,重点是把请示事项的原因、背景、依据写清楚,详实有据、充分可信。请示批示性的请示。重点是要把请示问题的焦点、难点、矛盾点表述清楚,并说明有关认识和处理意见一并提出,便于上级决策。

  4.理据要充分 请示事项必须合理合法,恰如其分,并且目标要求要具有可 行性和可操作性。起草请示事由时,必须有凭有据,特别是涉及其他单位职权范围的事项,应事先协商、征求意见。如有不同意 见,应在请示中列明。

  (三)注意事项

  起草请示时,应注意:要求合理、理由充分、态度恳切、表 述清楚、用词谦恭。

  1.不能一文多事、越级上报和不合理上报。

  2.请示事项的法律、法规和政策依据不足,时机不当时不宜上报,上级机关当前难以决策,也起不到作用。

  3.请示内容不能模糊、不知所云;请示对象不能混淆、不该 找的乱找。

  三、意见的写作要领

  (一)适用范围

  《条例》将意见定义为:适用于对重要问题提出见解和处理办法。根据以上定义,意见可以作为上行文、下行文和平行文作 用。

  1.作为上行文的意见。在实际工作中,此类意见往往作为上级机关决策的重要依据,一旦获得上级机关批准后,即可以批准 机关名义转请有关部门贯彻执行。

  2.作为下行文的意见。明确要求下级机关贯彻执行。

  3.作为平行文的意见。多为对不相隶属机关征求意见的回复,提出的意见供对方参考。同时,还有一种情况,即党委、政府办公厅(室)根据本级党委、政府授权,以意见文种向下级党委、政府行文,行文方向为平行文,而其拟制特别则类似于下行文。

  (二)写作要领

  1.上行文写作要领

  引言:简单说明所报意见的由来,本机关所做的工作。可用 “现将有关意见报告如下”过渡。

  正文的两种写法:先一揽子说明问题和情况,再一揽子提出 解决意见——适用于问题较少、关联度较高的情形;逐条提出问 题和解决意见——适用于问题较多、并联度较低的情形。

  2.下行文写作要领

  下发意见应有利于下级机关贯彻执行,因此层次应清晰,内容既要有宏观指导性,又要力求具体,最好分条叙述。    

  引言:简单说明意见的意义、目的(如对某方面工作进行指导,深入贯彻某部法律法规等) ,可用“现就 xxxx 工作提出以下 意见”过渡。

  正文:指导思想、工作目标和任务;一般由粗到细逐条叙述 内容(规划、方案、机构、售货员经费等);对下级机关提出要 求(报送方案、成立机构、纳入财政预算等) 。  

  3.平行文意见的写作要领

  因所提意见供对方参考,撰写时注意语气得当。

  引言:简单说明所报意见的由来(如根据领导批示或来函商 洽事项等),本机关所做的工作(如进行了哪些调查研究等),可 用“现提出以下意见”或“现将有关意见回复如下”过渡。

  正文的几种写法:直接提出本部门意见供对方参考;先说问题和情况,再说本部门意见——适用于问题较少、关联度较高的 情形;逐条说明问题,并提出解决意见——适用于问题较多、关 联度较低的情况。

  (三)注意事项

  意见是对重要问题提出见解和处理办法,尤其是上行文、平行文意见,如果涉及其他地区或部门职权范围内事项,必须征求 意见,力求一致。这本就是所有公文拟制均应遵循的统一要求。 但在实际工作中,一些单位没有遵照执行。上行文意见是上级机关决策依据, 如果所提内容超过本部门职权范围,又不征求意见,将会干扰、影响甚至误导上级机关的决策。作为平行文意见,是就重要问题提出建议供对方参考,要求同上。特别是回复上级机关办公厅(室)的意见虽是平行文,但其最终意义和目的也是为上级机关决策提供依据。

  四、函的写作要领

  (一)适用范围

  适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求 批准和答复审批事项。不相隶属机关,包括平级机关和其他没有行政隶属、业务主管关系机关。

  根据内容,可分为商洽函、请求函、答复函、通报函等。

  (二)写作要领

  1.函的发文机关与主送机关基本要对等。

  2.基本结构

  开头:说明发函原由、根据。

  主体:说明致函事项。

  结尾:可向对方提出希望,或请示协助解决某一问题。 函的结束语是固定的:专此函达。专此函达,请予审复。专此函复。特此函告。

  (三)注意事项

  1.找准门——受文单位一定要准确。

  2.写清事——函商事项一定要具体。

  3.少议论——函与请示、报告相比,一般都比较短小,有一说一,不宜展开论述。

  4.别弄混——“函”与“请示”务必分清。向上级机关申请 批准用“请示” ;向平行和没有行政隶属关系的机关请示批准事 项用“函” 。

  5.要对等——级别、态度讲究对待原则。函的语气应不

  卑不亢,同时要注意使用礼貌用语。

  6.讲规范——函是正式公文,有其法定权威性,体例格式不能随意。

  (四)关于函的形式 函的形式与函的文种是两个概念。

  函的形式,指公文格式中 区别于“文件格式”的“信函格式” ,以函的形式行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

  五、通知的写作要领

  (一)适用范围

  《条例》规定,通知适用于发布、传达要求下级机关执行和 有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

  按照通知适用范围,可分为三类:一是批转、转发类通知。 二是印发类通知。三是指示、事项类通知。

  (二)写作要领

  1.批转、转发类通知

  批转、转发类通知最为简单,需注意:一是准确高度概括标题;二是写好批语:三是需对所转公文进行技术性处理。

  ——写好批语

  批语分为表态式批语和阐发式批语。表态式批语,是对所批转、转发公文简单表明态度,直接要求受文机关贯彻落实,较为 简单,格式较为固定。阐发式批语,除表明同意态度、直接要求 贯彻落实外,还提出一些具体工作要求,作进一步阐述与论证,指出工作意义、执行重点和注意事项,借以强化指导作用。

  2.印发类通知 印发类通知适用于知照、宣布、公布某些事项、方案、计划,人事任免、机构调整等事宜,也较为简单。印发类通知可分两类:

  一类与批转、转达发类通知类似,由印发语+印发内容构成, 主要是印发工作方案、计划等。

  另一类直接印发需要公布、周知的事项,印发人事任免、机 构设臵等多采取这类方式。

  3.指示、事项类通知

  指示、事项类通知又称工作通知,常用于布臵工作、部署安 排有关事项。与前两类通知相比,指示、事项类通知影响面大、针对性强,往往具有一定政策性、强制性、指挥性、决策性和行政约束力。

  (三)注意事项

  1.注意制发通知的适当性、合法性。是否是本部门职责和权限,是否符合法律法规规定,是否涉及其他部门职能。   

  2.注意通知与意见的区别。通知:部署阶段性工作,事项较为具体、单一,对工作具有较强的指导性。意见:长期性、涉及面广、重要性、政策性比较强的,对某些重要问题的见解和看法。所提意见较为笼统、原则,各地需结合实际进行贯彻。

  3.印发、批转、转发类的通知中,要确认主体,不能因所印发、 批转、转发的内容为“意见”“通报”等而对文种产生怀疑。

  六、纪要的写作要领

  (一)适用范围

  《条例》规定:纪要适用于用于记载会议主要发问和议定事项。 “纪”和“记”相同,就是记录; “要”就是要点。纪要,就是记录要点。把会议情况和议定事项记录下来并传达出去。要求有关单位遵守、执行。

  (二)会议纪要与会议记录的区别

  最大区别是:会议纪要是记下“要”点,而会议记录是“录” 下发言。系统化、条理化、理论化,是会议纪要的一大特点。

  纪要正文由三部分组成:一是会议概况。包括会议召开的时间、主持人、议题等。 二是会议基本精神。 这部分是纪要的主体,要写得完整、清楚。其中,每个议题,可依听取汇报、讨论、决 定的顺序去写。三是出席人员和印送范围。

  (三)写作要领

  1.真实准确反映会议内容。 凡不属于会议内容或虽属会议内容却没有取得一致意见的,不能写入会议纪要。要尊重会议客观 实际,不可擅自增删会议内容。

  2.综合、归纳、明确会议决定事项。从研究解决主要问题、参会人员的意见、主持人总结性讲话中概括出会议决定事项。这 就要求:会前认真研读讲座文件,了解背景情况,基本掌握论题 要旨;会中注意倾听每个人的发言,特别是主持人的总结讲话,并认真做好笔记;会后注意梳理分析,反复琢磨脉络关系。

  3.内容条理清晰,层次分明。要在切实摸清论题背景情况、领会会议原则精神的基础上,对与会人员发言进行归纳提炼,抓 住关键、反映要点,分类别、分层次、分顺序、分逻辑依次表述。

  4.文字准确、精炼。一是注意确实与会议精神一致,重要问题须征求涉及单位(人员)意见;二是注意语言表述要准确,防 止产生歧义,议定事项内容、执行主体、工作时限等要写准,不 能含糊不清,避免口头语和大白话;三是注重决定的依据性,防止出现违背法律、法规问题。